För många buss- och transportföretag är hanteringen av färdskrivardata fortfarande en manuell process. Förarkort ska laddas ner, färdskrivare ska kopieras, filer ska sparas och dokumentation ska finnas tillgänglig om Transportstyrelsen genomför en företagskontroll.
Det är en återkommande administrativ uppgift som tar tid – och där ett enda misstag kan bli dyrt.
Om uppgifter saknas, inte har kopierats i tid eller inte kan visas upp vid en kontroll riskerar företaget sanktionsavgifter. Samtidigt lägger många företag flera timmar varje månad på arbete som i dag kan automatiseras.
Lagkraven är tydliga
Som transportföretag ansvarar ni för att färdskrivardata hanteras korrekt.
Det innebär bland annat att:
- förarkort ska kopieras senast var 28 dag,
- färdskrivarens fordonsenhet ska kopieras senast var 90 dag,
- all relevant data ska bevaras i minst ett år,
- uppgifterna ska lagras i oförändrat och sökbart skick,
- dokumentationen ska kunna lämnas till Transportstyrelsen vid en företagskontroll.
Många företag väljer dessutom att spara informationen längre än ett år för att underlätta uppföljning och historik.
Manuell hantering innebär onödiga risker
När nedladdning och arkivering sker manuellt är det lätt att något glöms bort.
En förare är på semester. Ett fordon missar 90-dagarsgränsen. En fil sparas på fel plats. När kontrollen kommer saknas dokumentationen.
Problemet är sällan att reglerna är otydliga – utan att administrationen blir svår att hålla ihop när verksamheten växer.
Ju fler fordon och förare ni har, desto större blir risken för att något faller mellan stolarna.
Automatisera hela processen
Med modern fjärrnedladdning behöver ingen längre ansluta utrustning manuellt till varje fordon.
Färdskrivardata hämtas automatiskt enligt gällande intervaller och lagras direkt i ett säkert digitalt arkiv. Informationen finns alltid tillgänglig när den behövs och kan enkelt tas fram vid en kontroll.
Det innebär:
- automatiska nedladdningar,
- säker digital arkivering,
- full spårbarhet,
- snabb åtkomst till historiska data,
- betydligt mindre administration.
Företaget får bättre kontroll samtidigt som risken för missade nedladdningar minskar.
Den verkliga vinsten börjar efter nedladdningen
Många system stannar vid att samla in färdskrivardata.
Men informationen kan användas till betydligt mer.
När färdskrivaren är integrerad med affärssystemet kan samma data automatiskt användas för:
- arbetstidsberäkning,
- löneunderlag,
- resursplanering,
- körordersuppföljning,
- faktureringsunderlag,
- verksamhetsuppföljning.
I stället för att registrera samma information flera gånger används den en gång – och följer hela verksamhetsprocessen.
Det sparar tid varje vecka, minskar risken för fel och ger bättre kontroll över både ekonomi och personal.
Från lagkrav till konkurrensfördel
Färdskrivaren ska inte bara hjälpa företaget att uppfylla lagkraven.
Den ska också bidra till effektivare administration, bättre planering och högre lönsamhet.
När all information finns samlad i ett och samma system får ni mindre manuellt arbete, bättre överblick och mer tid att fokusera på verksamheten.
Boka en kostnadsfri genomgång
Vill ni se hur en automatiserad lösning fungerar i praktiken?
Boka ett kostnadsfritt möte på 30 minuter. Vi visar hur er nuvarande process kan förenklas – från automatisk nedladdning och säker arkivering till löner, planering och fakturering i ett och samma system.