Valtakunnallisesti toimiva Pohjolan Matka pyörittää vuosittain kymmeniä tuhansia tilausajoja sekä laajaa linjaliikennettä lähes 200 ajoneuvon kalustolla. Kun tieto kulkee myynnin, ajojärjestelyn, kuljettajien ja hallinnon välillä, toiminnanohjausjärjestelmästä tulee paljon enemmän kuin pelkkä suunnittelutyökalu. LogiAppin avulla Pohjolan Matka hallitsee tilausajojen koko elinkaarta, seuraa asiakaskannattavuutta ja kehittää liiketoimintaansa yhden järjestelmän kautta.
Yksi tilausajo vaatii usean toiminnon yhteistyötä
Pohjolan Matka toimii valtakunnallisesti matkailu- ja liikennealan yrityksenä, jonka palveluihin kuuluvat linjaliikenne, tilausliikenne, matkatoimistopalvelut sekä matkailupalvelut. Liikenteessä on hieman alle 200 ajoneuvoa, joista valtaosa toimii tilausliikenteessä.
Tilausajoliikenteen arki on kuitenkin huomattavasti monimutkaisempaa kuin yksittäinen bussikuljetus antaa ymmärtää.
Yhden ajon taustalla voi olla useita eri toimintoja. Myynti käy asiakkaan kanssa läpi matkan yksityiskohdat, ajojärjestely suunnittelee kaluston ja kuljettajien käytön, päivystys reagoi poikkeustilanteisiin ja kuljettaja vastaa lopulta palvelun toteutumisesta asiakkaalle.
Samalla asiakkaiden tarpeet muuttuvat jatkuvasti.
– Asiakkaat muuttavat yllättävän paljon lähtöaikoja ja henkilömääriä, kertoo Pohjolan Matkan toimitusjohtaja Johanna Lehtonen.
Muutoksia voivat aiheuttaa myös toimintaympäristön häiriöt. Lentojen viivästymiset, sääolosuhteet tai junaliikenteen ongelmat heijastuvat nopeasti myös tilausliikenteeseen ja vaativat nopeaa reagointia.
Kun vuosittaisia ajoja on kymmeniä tuhansia, tiedon on kuljettava nopeasti ja kaikkien osapuolten on nähtävä sama tilannekuva.
Riskienhallinta käynnisti uuden järjestelmän etsimisen
Pohjolan Matkalla toiminnanohjausjärjestelmä on liiketoiminnan kannalta kriittinen työkalu. Sen kautta hallitaan ajojen suunnittelua, kuljettajatietoja, työaikakirjauksia, laskutuksen pohjatietoja ja merkittävää osaa päivittäisestä operatiivisesta toiminnasta.
Muutama vuosi sitten yrityksessä tunnistettiin tarve varmistaa, että käytössä oleva järjestelmäkokonaisuus tukee toimintaa myös pitkällä aikavälillä. Samalla käynnistettiin vaihtoehtojen kartoitus.
Henkilöliikenteessä haasteena on, että monet järjestelmät on suunniteltu ensisijaisesti joko linjaliikenteen tai tilausliikenteen tarpeisiin. Pohjolan Matka tarvitsi ratkaisun, joka palvelisi molempia.
Valintaprosessin aikana määriteltiin joukko kriittisiä vaatimuksia, joiden oli täytyttävä ennen käyttöönottoa.
– Kävimme läpi, mitkä asiat ovat meille sellaisia, että niiden pitää olla kunnossa ennen kuin voimme edes ajatella järjestelmän käyttöönottoa, Lehtonen kertoo.
Ratkaisevaksi muodostui paitsi toiminnallisuuksien soveltuvuus myös näkemys siitä, että järjestelmää oltiin valmiita kehittämään aktiivisesti asiakkaan tarpeiden mukaan.
Järjestelmän merkitystä kuvaa hyvin se, kuinka pitkälle arki on jo digitalisoitunut.
”Jos tulisi laajempi mobiiliverkkojen tai sähköverkkojen katko, emme varmaan enää edes osaisi tehdä tätä ruutupaperilla”, Lehtonen kuvaa.
Tilausajon koko elinkaari kulkee saman järjestelmän kautta
LogiApp on käytössä huomattavasti laajemmin kuin pelkässä ajojärjestelyssä.
Tilausajomyynti vie järjestelmään uusia ajoja, matkamyynti tekee omiin matkapaketteihinsa liittyviä varauksia, ajotoimisto suunnittelee resurssit ja kuljettajat saavat tarvitsemansa tiedot mobiilisovellukseen.
Ajon aikana kuljettajalla on käytössään kaikki tarvittavat tiedot lähtöpaikoista, aikatauluista, yhteyshenkilöistä ja mahdollisista erityisohjeista. Toteuman jälkeen kuljettajien kirjaukset palaavat takaisin järjestelmään, jonka pohjalta tarkistetaan toteumat ja muodostetaan laskutuksen edellyttämät tiedot.
Tieto ei jää yksittäisiin työvaiheisiin tai henkilöiden taakse, vaan kulkee saman prosessin mukana koko ajon elinkaaren ajan.
Samalla järjestelmä toimii myös asiakaskannattavuuden seurannan työkaluna.
– Asiakaskannattavuutta seurataan nimenomaan LogiAppin kautta, Lehtonen kertoo.
Tavoitteena sovellus kuljettajan arkeen
Pohjolan Matkalla kehitystyön painopiste on viime vuosina siirtynyt yhä vahvemmin mobiilikäyttöön. Tavoitteena on, että kuljettaja löytää kaikki päivittäisessä työssään tarvitsemansa tiedot ja työkalut yhdestä sovelluksesta.
Kuljettajat tarkastelevat ajojaan, tekevät työaikakirjaukset, kirjaavat tankkaukset, jättävät lomatoiveita sekä raportoivat vikailmoituksia ja turvallisuushavaintoja mobiilin kautta.
Samaan aikaan yritys kehittää järjestelmään uusia integraatioita esimerkiksi telematiikka- ja korjaamojärjestelmiin. Myös kuljettajille suunnattua dokumentaatiota on siirretty järjestelmään.
– Tahtotila on, että mobiiliversion kautta saataisiin kuljettajan kaikki toiminnot kuntoon, Lehtonen sanoo.
Mobiilikäytön merkitys ei rajoitu kuljettajiin. Pohjolan Matkalla nähdään tärkeänä, että myös päivystävä ajotoimisto pystyy tekemään tarvittavia muutoksia mobiilisti ilman, että työ edellyttää aina selainpohjaisen järjestelmän käyttöä tai kannettavaa tietokonetta.
Kumppanuus näkyy jatkuvana kehitystyönä
Kolmen käyttövuoden aikana LogiAppista on tullut keskeinen osa Pohjolan Matkan päivittäistä toimintaa.
Samalla yhteistyö on muuttunut yksittäisestä kehitysprojektista jatkuvaksi vuoropuheluksi. Pohjolan Matkalla järjestelmän kehitystarpeita käsitellään säännöllisesti ennen kuukausittaisia yhteispalavereita, joissa käydään läpi sekä uusia toiveita että LogiAppin kehityssuunnitelmia.
Lehtosen mukaan juuri tämä erottaa toimittajan kumppanista.
”Olemme jo siirtymässä lähemmäksi kumppanuutta. Kumppanuutta on se, että kumppani ymmärtää asiakkaan liiketoimintaa ja osaa tarjota asioita ennakolta, eikä vasta silloin, kun asiakas pyytää tai tilaa jotakin.”
Toiminnan kehittäminen ei ole päättynyt käyttöönottoon, vaan järjestelmä elää yrityksen mukana. Uusia integraatioita rakennetaan jatkuvasti, tarpeet muuttuvat ja samalla syntyy myös uusia toimintatapoja.
Lehtosen mukaan juuri tämä on ollut yksi yhteistyön tärkeimmistä vahvuuksista.
”Voin suositella lämpimästi bussiyrityksille.”
Pohjolan Matka
· Valtakunnallisesti toimiva matkatalo, kotipaikka Iisalmi
· Perustettu 1961
· Työntekijöitä yli 250, 17 paikkakunnalla
· Liikevaihto (2025) yli 20 M€
· Toimialat: linjaliikenne, tilausliikenne, matkatoimistopalvelut ja matkailupalvelut
· Liikenteessä hieman alle 200 ajoneuvoa
· Tilausajoja vuosittain kymmeniä tuhansia
· LogiApp käytössä vuodesta 2023
